SOCIEDAD INTERNACIONAL DE REJUVENECIMIENTO FACIAL NO QUIRÚRGICO
POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, la Sociedad Internacional de Rejuvenecimiento Facial No Quirúrgico – SIRF (en adelante solo SIRF), adopta la presente Política de Tratamiento de la
Información.
Este documento consagra una descripción de la política de tratamiento de los datos personales de personas naturales y jurídicas, en lo que aplique, que es aplicada por parte de SIRF. De esta manera, la asociación busca garantizar los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre
en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que, en desarrollo de las diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, llegaran a suministrar a la asociación SIRF, cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla y rectificarla.
Dar a conocer y garantizar los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, de la información suministrada a SIRF.
Esta política de es de cumplimiento general y aplica para todas las personas que, en desarrollo de las diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, llegaran a suministrar a la asociación SIRF, cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla y rectificarla.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable
del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
El Responsable del Tratamiento de sus datos personales y por tanto de la base de datos en la cual se encuentren ubicados los mismos es la Sociedad Internacional de Rejuvenecimiento Facial No Quirúrgico – SIRF.
• Nombre de la Institución: Sociedad Internacional de Rejuvenecimiento Facial No Quirúrgico – SIRF.
• NIT: 901230602-9
• Teléfono: 3005293839
• Dirección: Sede Principal Barranquilla: Quantum Tower Calle 85 No 50-159 Oficina 1405.
• Correo electrónico: info@sirfsociedad.org
Para efectos de la presente Política de Tratamiento, SIRF ha designado como Responsable de la atención de peticiones, consulta y reclamos a la Secretaria de la Junta Directiva.
La información recopilada, corresponderá a aquellos datos personales solicitados por SIRF a sus socios, asistentes a eventos, contratistas o proveedores, patrocinadores y empleados. Para ello, deberá suministrar de manera voluntaria y libre, sus datos no sensibles de identificación personal,
como son: nombre, apellidos, identificación, teléfono, dirección física y electrónica y demás datos necesarios que le sean solicitados para la celebración de cualquier tipo de contrato y aquellos que puedan ser recolectados durante la ejecución de los mismos.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan y para efectos de garantizar la protección de datos
personales, la asociación SIRF aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios:
• Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: Los datos personales objeto de tratamiento por parte de SIRF serán utilizados únicamente con los fines anteriormente descritos.
• Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de Veracidad O Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En ese sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de SIRF, cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley y en los términos de la misma o por el Titular de los datos.
El tratamiento de los datos personales recopilados por SIRF se realizará con el grado de protección adecuado exigido por la Ley y con la finalidad exclusiva para la que fueron recolectados, en este sentido el Responsable del Tratamiento se compromete a utilizarlos con los siguientes fines:
a. Identificarlo como cliente, trabajador, proveedor o contratista de nuestros servicios y adelantar las gestiones necesarias para su mejor prestación.
b. Para efectos de la prevención y control de fraudes en las comunicaciones y el cumplimiento de las disposiciones legales y regulatorias que así lo exijan,
c. Ofrecerle información relacionada con nuestros servicios, tramites, noticias, actividades y demás información de interés.
d. Atender o formalizar cualquier tipo de requerimiento o servicio que solicite o requiera para fines comerciales por parte de SIRF.
e. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
Tratamiento de datos sensibles:
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos personales sensibles en los siguientes casos:
• El Titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. SIRF recopila datos de sus trabajadores, colaboradores, contratistas y proveedores con los siguientes fines:
• Cumplir la legislación.
• Ejecutar y cumplir los contratos.
• Respaldar la selección de candidatos, la formación y la promoción del personal.
Las medidas de seguridad adoptadas por SIRF se ajustan a las medidas de seguridad de la información, con el fin de evitar acceso no autorizado o fraudulento, consulta, utilización, modificación, adulteración o perdida de los datos personales previstos en la ley.
Todas las bases de datos, propiedad de SIRF sin importar la calidad del dato cuentan con las medidas de seguridad básicas, dichas medidas se incrementen según la calidad del dato.
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, el Titular de los datos personales recolectados por SIRF tendrá los siguientes derechos:
a. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
c. Derecho a ser informado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando (i) la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución Política, o (ii) en virtud de la solicitud libre y voluntaria del Titular del dato, siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la referida base de datos.
f. Derecho a acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
a. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, en el caso de la asociación SIRF se enmarcan dentro del cumplimiento de su objeto social.
b. El carácter voluntario de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
c. Los derechos que le asisten como Titular.
d. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
SIRF como Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba de la autorización del Titular en cumplimiento de lo previsto en la Ley y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.
La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
El Responsable y los Encargados del Tratamiento deberán cumplir las siguientes disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, Ley de Protección de Datos personales y en otras que rijan su actividad:
Responsable del Tratamiento:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Encargados del tratamiento:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Ley.
f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la Ley.
h. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
m. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
SIRF garantiza el derecho de confidencialidad de los datos de los titulares, por este motivo se abstendrá de proporcionar información a cualquier persona, a menos que cumpla con los requisitos descritos en el presente documento y en la Ley que lo regula.
Para los asociados, interesados, trabajadores, contratistas o proveedores, así como para patrocinadores y asistentes a eventos, la atención de peticiones, consultas y reclamos del Titular de la información, y a fin de que pueda ejercer sus derechos a conocer, consultar, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización, podrá hacerlo a través de los siguientes medios:
• Comunicación dirigida al correo electrónico info@sirfsociedad.org
• O comunicándose con nuestra línea de atención 3005293839 en Colombia.
El procedimiento de atención de la respectiva petición será el previsto en artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Términos de respuesta:
Consultas
a. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
b. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Nuestra Política de Tratamiento de la Información aplica a todas las bases de datos de propiedad de SIRF, y las que sean suministradas en calidad de “Encargado del Tratamiento” para el desarrollo de su actividad comercial. Las Políticas de Tratamiento de la información aquí establecidas entran en vigencia a partir de la fecha de su aprobación y divulgación en la página web y durante todo el tiempo en que SIRF desarrolle su objeto social.
SIRF se reserva el derecho a modificar la presente Política de Tratamiento de la Información en cualquier momento. Toda modificación será comunicada oportunamente a los titulares de los datos personales mediante aviso en la página web: https://sirfsociedad.org/, de forma que entrará en vigencia y tendrá efectos desde su publicación.
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